راهنمای لیست مهمان و تأیید حضور؛ از دعوت تا روز مراسم
۲ دقیقه مطالعه
لیست مهمان معمولاً پرحرف‌وحدیث‌ترین بخش برنامه‌ریزی یک مراسم است و مستقیم روی هزینهٔ تالار و پذیرایی اثر می‌گذارد. این راهنما مسیر را از نوشتن لیست تا روز مراسم قدم‌به‌قدم مرور می‌کند.
۱. لیست را با سقف ظرفیت شروع کنید
اول ظرفیت تالار و بودجهٔ پذیرایی را مشخص کنید و بعد لیست بنویسید، نه برعکس. لیست را به سه دسته تقسیم کنید: حتماً، ترجیحاً و اگر جا بود. سهم هر خانواده را هم از ابتدا روشن کنید تا بعداً بحثی پیش نیاید.
۲. لیست را یک‌جا و مرتب نگه دارید
برای هر ردیف نام مخاطب (مثلاً «خانوادهٔ محترم رضایی»)، شمارهٔ موبایل و حداکثر تعداد همراه را بنویسید. یک فایل اکسل ساده کافی است و در سورنامه همین فایل مستقیم وارد پنل می‌شود.
۳. دعوت را به‌موقع بفرستید
- عروسی: سه تا چهار هفته قبل؛ برای مهمان‌های شهرهای دیگر زودتر
- عقد و نامزدی: دو تا سه هفته قبل
- تولد و دورهمی: یک تا دو هفته قبل
- همایش و رویداد سازمانی: سه تا شش هفته قبل، با یادآوری نزدیک به رویداد
- مراسم ختم: به محض قطعی شدن زمان و مکان
۴. تأیید حضور را پیگیری کنید
یک مهلت مشخص برای اعلام حضور تعیین کنید؛ مثلاً ده روز قبل از مراسم. در پنل ببینید چه کسانی دعوت‌نامه را باز کرده‌اند ولی پاسخ نداده‌اند و فقط با همان‌ها تماس بگیرید. اگر کسی پیامک را دریافت نکرده باشد، وضعیت ارسال پیامکش را هم می‌بینید.
۵. تعداد نهایی را به تالار بدهید
جمع «می‌آیم»ها با تعداد نفراتشان عدد نهایی شماست. همیشه ممکن است چند نفر از تأییدشده‌ها به دلایل پیش‌بینی‌نشده نرسند؛ با تالار دربارهٔ حاشیهٔ کم و زیاد شدن تعداد هماهنگ کنید.
۶. یک روز قبل یادآوری کنید
یک روز قبل از مراسم به کسانی که حضورشان را تأیید کرده‌اند پیامک یادآوری بفرستید. در سورنامه این کار خودکار انجام می‌شود.
۷. روز مراسم: پذیرش جلوی در
برای مراسم بزرگ یا رسمی، کارت ورود QR صف و سردرگمی جلوی در را کم می‌کند. عوامل پذیرش با گوشی کد مهمان را اسکن می‌کنند و ورود و تعداد همراه ثبت می‌شود.
چک‌لیست خلاصه
- ظرفیت و بودجه را مشخص کنید
- لیست را با تعداد همراه هر نفر در اکسل بنویسید
- دعوت را به‌موقع و با نام هر مهمان بفرستید
- مهلت اعلام حضور بگذارید و پاسخ‌ها را پیگیری کنید
- تعداد نهایی را به تالار بدهید
- یک روز قبل یادآوری کنید
- جلوی در با QR پذیرش کنید